Allerede abonnent?

Inspirerende arbejdsplads

Goddag til en ny plads på kontoret

Før fyraften rydder 180 medarbejdere i Faaborg-Midtfyn Kommune skrivebordene for pc´ere og papirer. Næste morgen pakker de ud igen, men de sidder ikke nødvendigvis ved samme bord. Ordningen har fungeret i mere end et år, og den møder både ris og ros, ligesom den løbende bliver justeret.

En kvinde går med raske skridt ud af storrumskontoret med en kaffekop i hånden. Cirka midt i rummet står tre kolleger i en lille kreds og taler sammen. Rundt omkring sidder de fleste fordybet i arbejdet ved skærmene. Dæmpet snak blander sig med tastaturernes klapren her sidst på eftermiddagen, hvor det begynder at mørkne udenfor. Ved et af skrivebordene er en kvinde begyndt at pakke sammen. Pc, papirer og kuglepenne ryger ned i en stor plastickasse, som hun stiller hen til væggen. Andre, mere udadgående medarbejdere, foretrækker en trolley eller en rygsæk til deres ting.

Vi er i Faaborg-Midtfyns Kommunes jobcenter og koncernområdet Arbejdsmarked, der siden midten af november 2017 har kørt med ’free seating’, hvor de hver morgen finder sig en ledig plads. Ordningen blev siden ændret til ’flexible seating’, hvor de ansatte sidder sammen i mindre teams.

Storrumskontorets 26 medarbejdere i afsnittet for sygedagpenge, ydelse og jobafklaring sidder blandt andet sammen i det største kontor, da de ofte taler sammen om de enkelte borgeres jobsituation, sygdom og ydelser. De fysiske rammer styrker det tværfaglige samarbejde til gavn for borgerne.

Men ingen af de i alt 180 socialrådgivere og jobkonsulenter på det tidligere Ringe Sygehus har faste pladser. I forbindelse med overtagelse og renovering af den store ejendom besluttede kommunalpolitikerne i Faaborg-Midtfyn Kommune at indføre free seating for at spare både kvadratmetre og penge. For hver 100 medarbejdere er der cirka 85 skriveborde. Men der mangler aldrig pladser, for der er altid nogle, som er ude af huset til møder med borgere og virksomheder, mens andre har en hjemmearbejdsdag.

På jagt efter en plads

Arbejdsmiljøleder Brian Birkelund Jørgensen forklarer, at man sætter sig, hvor det giver mening i forhold til de arbejdsopgaver, man skal løse. Opgaven definerer, hvor man slår sig ned.

Selv starter han sin dag i kælderen, hvor han har sin kasse med pc, headset og papirer stående.

 – Så finder jeg ud af, hvad jeg skal. Oftest har jeg brug for at sidde sammen med mine kolleger i vores lille team. Hvis jeg har møder hele dagen, rydder jeg skrivebordet. Havde jeg mit eget kontor, ville det ofte stå tomt. Flexible seating giver plads til flere, forklarer Brian Birkelund Jørgensen.

Han tilføjer, at flexible seating passer godt til hans temperament. Han er udadvendt og kan lide at komme meget rundt i huset.

Line Moth Larsen, der er fællestillidsrepræsentant, indskyder, at flexible seating netop kræver en vis grad af ekstroverthed. Nogle medarbejdere, som for eksempel hørehæmmede, folk i skånejobs og stressramte, har fået tildelt faste pladser. For nogle er det en permanent ordning, for andre kan det være som en midlertidig dispensation.

Flexible seating var som nævnt skruet sammen som free seating. Det var en udfordring, fordi medarbejderne helt bogstaveligt havde svært ved at finde de kolleger, som de skulle arbejde sammen med. Hver morgen løb de rundt for at finde en plads på et af smårums- eller storrumskontorerne.

 – Man savnede trygheden ved ikke at have faste pladser, siger Line Moth Larsen.

 – Somme tider skulle man åbne fire døre for at se, om der var plads der. Det er et stort hus, og der gik tid med at komme rundt for at finde en plads. Det var belastende, såvel tidsmæssigt som mentalt, supplerer Brian Birkelund Jørgensen.

Medarbejderne blev indkaldt til en række møder, hvor man drøftede, hvad der skulle til for at få ordningen til at fungere. Løsningen blev, at free seating blev justeret til flexible seating. Her er medarbejderne inddelt i mindre teams på 10-12 personer, som har fået tildelt pladser i et storrumskontor eller i flere mindre kontorer. Er disse pladser optaget, er der frie pladser i ’akvariet’, et storrumskontor med i alt 27 pladser. Eller der er mulighed for at slå sig ned i et af de mange mødelokaler, der findes rundt omkring i huset.

Styrket tværfaglighed

Ikke blot tog det tid at finde sine ben i alt det nye, men flexible seating kræver også en vis rummelighed.

– Fra at være vant til at have hver vores eget lille kontor, skulle vi lære at sidde flere sammen. Nogle taler højt i telefonen, andre vil gerne sidde i et koldt rum, og atter andre foretrækker et varmt rum osv. Det har da været en udfordring at give plads til hinandens forskellighed, men jeg synes, at vi er landet godt, siger Line Moth Larsen.

 Hun trives fint med flexible seating, for hun er nysgerrig og kan lide at blive udfordret.

 – Ordningen er med til at styrke min tværfaglighed som socialrådgiver. Jeg møder dagligt kolleger på tværs af teams, hvilket er med til at udvikle vores kerneopgave. Jeg elsker at lære nyt om andre sagsgange og derved blive inspireret til at udvikle nye arbejdsmetoder, så vi lykkes endnu bedre med vores kerneopgave, der handler om at gøre borgerne selvforsørgende.

 Nogle har været utilfredse med, at det ikke længere er muligt at indstille stolene individuelt. Brian Birkelund Jørgensen mener derimod, at ’den næste arbejdsstilling er den bedste’, som han siger. Forstået på den måde, at det i løbet af arbejdsdagen er godt at skifte arbejdsstilling.

 – Kom op at stå, find en anden stol, brug din krop, siger han og henviser til, at mødelokalerne blandt andet derfor er indrettet med forskellige slags stole. 

Ud af flexible seating er også spiret en ’walk and talk-kultur’. Som afdelingsleder for 20 ansatte har Brian Birkelund Jørgensen holdt næsten lige så mange MUS-samtaler rundt om søen lige ved siden af det gamle sygehus. Line Moth Larsen holder også gående møder rundt om søen, og hun møder flere og flere kolleger på sine ture.

Under stadig udvikling

Set fra en arbejdsmiljøsynsvinkel ser Brian Birkelund Jørgensen således flere gevinster. Små irritationsmomenter dukker dog ind imellem op. For eksempel er det ikke længere er muligt at have en årsplan hængende på væggen. Ligesom han kan savne at have sit eget mødelokale, som i hans tidligere jobs var en del af et rummeligt kontor.

 – Kom lige ind på mit kontor, så tager vi et møde, sagde jeg til medarbejderne. Det kan jeg ikke her. Nu skal møderne planlægges, og der skal bookes et mødelokale. Det kan være lidt irriterende, siger han ærligt.

 Ganske få medarbejdere har ikke kunnet finde sig til rette med flexible seating og er rejst.

 – Meningerne er delte lige fra dem, der er ovenud tilfredse, til dem, der er forbeholdne. Det er hverken rosenrødt eller noget bras, siger Line Moth Larsen.

 Hun tilføjer, at flexible seating er under stadig udvikling og justering.

 – Hver dag bliver vi klogere på, hvad der virker og ikke virker, og vi ikke er i mål endnu. Hun henviser desuden til en intern undersøgelse af medarbejdernes trivsel.

 – Når man kombinerer den med tal for sygefravær og personaleomsætning, viser den, at socialrådgivere, jobkonsulenter og andre faggrupper er gladere end gennemsnittet på landsplan. 11,7 hedder facit mod 10,2 på landsplan, siger Line Moth Larsen og tilføjer, at tallene er fra efteråret 2018.

Charlotte Ring-Andersen, sagsbehandler på ydelseskontoret:

 – Vi har nu mulighed for at sidde, hvor det giver mening. Har man brug for fred og ro, kan man arbejde i et mindre kontor. Det fungerer godt. At sidde i storrumskontoret kræver disciplin, og at man tager hensyn til hinanden.

Jeg synes, at vi er gode til at respektere hinanden. I starten var jeg lidt nervøs for, om der var plads på kontoret, men det er nu altid.

 

Christina Bejlegaard, sagsbehandler og arbejdsmiljørepræsentant:

– Flexible seating er supergodt. Ordningen har åbnet nye muligheder for mere tværgående samarbejde, hvor man sætter sig sammen med dem, man skal arbejde sammen med. Clean desk, altså at man skal rydde skrivebordet hver dag, vænner man sig hurtigt til.

Jeg er en udadvendt type, og jeg synes ikke, at der er nogen ulemper. Jeg sidder næsten altid i ydelsesområdet i storrumskontoret. Jeg kan altid finde en plads, for her er aldrig fuldt hus.

 

Tina Brink, sygedagpengerådgiver:

– Tidligere har jeg altid arbejdet på et enkeltmandskontor. I starten var jeg nok lidt skeptisk over for flexible seating, men jeg er blevet positivt overrasket. Det har været en kæmpe fordel, fordi jeg har fået meget mere kontakt med mine kolleger. Vi kan nemt bruge hinandens kompetencer i dagligdagen, og vi kommer i det hele taget hinanden mere ved.

Eneste ulempe er, at jeg ikke altid kan få mit yndlingsspot. Her, hvor jeg sidder i dag, er der nemlig lidt bedre plads og mere luft omkring mig. Det kan jeg bedst lide. Når jeg ind imellem har brug for at arbejde uforstyrret, kan jeg rykke ind i et tomands-kontor.

Køb abonnement til Magasinet Arbejdsmiljø

Med et abonnement på Magasinet Arbejdsmiljø får du 8 blade om året samt fuld adgang til mitarbejdsmiljø.dk med indhold, der er tilpasset dig og dine behov.

Køb abonnement
Forfatter: Birgit Søes Rasmussen
Magasinet Arbejdsmiljø: No. 1 2019
Find artikler med samme emneord